Stellen wir uns eine Coachin vor, die sich auf den nächsten Termin vorbereitet. Sie findet ihre Gesprächsnotizen, ein fotografiertes Schaubild und eine Nachricht ihres Coachees. Darin steht, dass das geplante Gespräch stattgefunden habe. Wie es gelaufen ist und was beim letzten Mal genau vereinbart wurde, muss sie erst zusammensuchen.

Das fiktive Beispiel beschreibt keine mangelnde Sorgfalt. Die Coachin hat aufmerksam gearbeitet. Ihr fehlt ein übersichtlicher Zusammenhang zwischen Anliegen, Gespräch und Alltagserfahrung. Genau hier lohnt es sich, die eigene Arbeitsweise anzusehen.

Den nächsten Termin schon im vorherigen vorbereiten

Eine 2025 veröffentlichte randomisierte Studie mit 84 Berufstätigen untersuchte lösungsorientiertes Businesscoaching. Drei Sitzungen gingen gegenüber einer Wartegruppe mit Verbesserungen bei mehreren untersuchten Ergebnissen einher, darunter Selbstwirksamkeit und Wohlbefinden. Die Untersuchung stützt das Potenzial eines überschaubaren Coachingprozesses. Sie belegt keine bestimmte Software und keine allgemein optimale Sitzungszahl. Studie von Gerhát und Kollegen.

Für die Organisation der eigenen Praxis ergibt sich daraus eine naheliegende Frage: Wie bleibt ein kurzer Prozess über mehrere Termine hinweg nachvollziehbar?

Am Ende einer Sitzung kann der Coachee selbst festhalten, was er mitnimmt. Dafür braucht es keinen ausführlichen Bericht. Ein Satz zum heutigen Verständnis, ein konkreter nächster Versuch und ein Hinweis darauf, was anschließend besprochen werden soll, können bereits eine brauchbare Grundlage bilden.

Dabei lohnt es sich, zwischen einer Absicht und einem vereinbarten Versuch zu unterscheiden. „Ich möchte klarer auftreten“ lässt vieles offen. „In der nächsten Projektbesprechung benenne ich zuerst meine Einschätzung, bevor ich nach Zustimmung frage“ macht erkennbar, was ausprobiert werden soll. Ob dieser Schritt passt, entscheidet der Coachee.

Erinnern, ohne festzuschreiben

Dokumentation hat im Coaching eine besondere Aufgabe. Sie soll das Wiederanknüpfen erleichtern und zugleich Raum für eine veränderte Sicht lassen. Eine Vermutung aus der zweiten Sitzung darf in der vierten nicht unbemerkt zur vermeintlichen Tatsache werden.

Unsere Coachin könnte deshalb drei Arten von Notizen auseinanderhalten: Aussagen des Coachees, gemeinsam getroffene Vereinbarungen und eigene offene Hypothesen. „Er fühlt sich bei Widerspruch schnell abgelehnt“ ist etwas anderes als „Möglicherweise spielt die Sorge vor Ablehnung eine Rolle“. Die zweite Formulierung bleibt erkennbar überprüfbar.

Auch Umfang und Verwendung der Aufzeichnungen gehören in die Zusammenarbeit. Die 2025 aktualisierten Kernkompetenzen der International Coaching Federation betonen klare Vereinbarungen und Vertraulichkeit. Das ist ein fachlicher Standard, kein Wirksamkeitsnachweis für Dokumentationssysteme. ICF Core Competencies 2025.

Praktisch bedeutet das: Nur festhalten, was für den vereinbarten Prozess gebraucht wird. Besprechen, welche Ergebnisse der Coachee erhält. Und verständlich machen, wozu die Notizen dienen.

Beim Wiederanknüpfen beginnt die Auswertung

Im nächsten Termin kann die Coachin das geplante Gespräch aufgreifen: Was hat der Coachee tatsächlich gesagt? Was hat ihn überrascht? Welche Annahme hat sich bestätigt, welche verändert?

Auch ein nicht umgesetzter Schritt verdient Aufmerksamkeit. Vielleicht war die Situation ungeeignet. Vielleicht passte der Schritt doch nicht zum Anliegen. Vielleicht fehlte eine Voraussetzung, die vorher niemand gesehen hatte. Eine kurze, präzise Vereinbarung hilft, solche Unterschiede zu erkennen.

Eine hilfreiche Vorbereitung wäre deshalb, vor jedem Termin drei Dinge vor Augen zu haben: das aktuelle Anliegen, die letzte Vereinbarung und eine offene Frage. Das schafft Orientierung, ohne das Gespräch auf einen fertigen Ablauf festzulegen.

Für die eigene Praxis lässt sich das leicht prüfen. Nehmen Sie einen laufenden, dafür geeigneten Coachingprozess und versuchen Sie, innerhalb weniger Minuten den roten Faden zu rekonstruieren. Wo müssen Sie suchen? Welche Notiz hilft wirklich? Was wurde ausführlich beschrieben, lässt aber den nächsten Schritt offen?

Aus diesen Beobachtungen entsteht eine konkrete Anforderung an Ihre Arbeitsumgebung. Sie sollte Zusammenhänge zugänglich machen und Ihnen ermöglichen, sich im Termin wieder auf den Menschen zu konzentrieren.

Wer Vorbereitung, Werkzeuge und Ergebnisse seiner Coachingarbeit geordnet zusammenführen möchte, findet bei DACTE für Coaches einen Einblick in den dafür vorgesehenen Arbeitsbereich.